Railfolio

Datenschutzerklärung

Verantwortliche Stelle

[Name, Adresse und Kontakt der für den Betrieb von Railfolio verantwortlichen Stelle werden hier vor der Inbetriebnahme eingetragen.]

Zweck der Datenbearbeitung

Railfolio verwaltet die Modellbahnsammlungen (Lokomotiven, Wagen, Anlagen) einzelner Mitglieder und Modelleisenbahnclubs sowie die dafür nötigen Benutzerkonten und Mitgliedschaften. Es werden nur Personendaten erhoben, die für diesen Zweck erforderlich sind (Datenminimierung).

Bearbeitete Personendaten

  • Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse (Anmeldename), Passwort (nur als Hashwert gespeichert, nie im Klartext).
  • Optionale Kontaktdaten: Adresse und Telefonnummer, sofern selbst angegeben; diese sind anderen Mitgliedern nur sichtbar, wenn ausdrücklich freigegeben.
  • Mandanten- und Rollendaten: Zugehörigkeit zu Clubs und die dort zugewiesene Rolle.
  • Fahrzeugdaten mit Eigentumsbezug: welche Lokomotiven und Wagen einer Person gehören, inklusive optionaler Finanzdaten (Kaufpreis, Abschreibung), die nur der Eigentümerschaft und den zuständigen Mandantenadministratoren zugänglich sind.
  • Öffentliche Fundseite (nur auf Wunsch): Schaltet die Eigentümerschaft (bei Clubfahrzeugen ein Mandantenadministrator) für ein Fahrzeug mit RFID-Kennung die Fundseite ein, sieht jede Person, die den Tag antippt, auch ohne Anmeldung die Bezeichnung, die Decoderadresse, das Titelbild und den Namen der Eigentümerschaft, damit ein Fahrzeug zurückgegeben werden kann. Standardmässig ist die Fundseite ausgeschaltet; sie lässt sich pro Fahrzeug oder im Profil für alle eigenen Fahrzeuge ein- und jederzeit wieder ausschalten.
  • Geräte-Token (RFID-Gerät): Name des Geräts, Mandant, Erstellungs- und letzter Nutzungszeitpunkt sowie der vom Gerät gemeldete Zustand (Firmware-Version, Akkustand, WLAN-Signalstärke und Zeitpunkt der Meldung; kein WLAN-Name, keine IP-Adresse); das Token selbst nur als Hashwert. Änderungen über ein Gerät werden mit dem Benutzer protokolliert. Das Token endet mit dem Sperren oder der Anonymisierung des Kontos.
  • Aufträge für das RFID-Gerät (Tag beschreiben, Tag lesen): Wenn Sie am Fahrzeug oder auf der Geräteseite „Tag beschreiben“ oder „Tag lesen“ auslösen, speichert Railfolio Gerät, gegebenenfalls das Fahrzeug, die Kennung, das Ergebnis (gelesene Kennung, Tag-Typ, Nutzspeicher, NDEF-Zustand und ein gekürzter Tag-Inhalt) und Zeitpunkte. Die Aufträge werden nach 30 Tagen gelöscht, mit der Anonymisierung des Kontos sofort; das Ereignis bleibt im Sicherheitsprotokoll.
  • Erfassungsmodus und Änderungen über das RFID-Gerät: Stellen Sie einem Fahrzeug über das Gerät einen Fahrzeugstatus ein oder ordnen es einer Anlage zu (oder entfernen es von ihr), steht das – wie bei der Bearbeitung im Web – im Fahrzeugverlauf (Status) und im Sicherheitsprotokoll mit Gerätename, Benutzer, Fahrzeug, Anlage beziehungsweise Status und Zeitpunkt. Der Erfassungsmodus, den Sie in Railfolio oder am Gerät starten (Anlage, Aktion, Status, Gültigkeit, setzender Benutzer), wird 30 Tage nach seinem Ende gelöscht, mit der Anonymisierung des Kontos sofort.
  • Sicherheits- und Zugriffsprotokolle: Anmeldezeitpunkte, IP-Adresse bei sicherheitsrelevanten Ereignissen sowie Lesezugriffe auf besonders schützenswerte Daten (z. B. fremde Finanz- oder Kontaktdaten).
  • Hochgeladene Bilder: Fotos von Fahrzeugen und Anlagen; enthaltene Metadaten mit Personen- oder Ortsbezug (z. B. Aufnahmeort) werden beim Hochladen automatisch entfernt.

Rechtsgrundlage

Die Bearbeitung erfolgt gestützt auf das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere zur Erfüllung des Vertrags über die Nutzung von Railfolio sowie zur Wahrung berechtigter Interessen an einer sicheren und nachvollziehbaren Verwaltung der Sammlungsdaten.

Aufbewahrungsdauer

  • Technische, Sicherheits- und Zugriffsprotokolle werden nach spätestens 365, mindestens aber 180 Tagen automatisiert gelöscht.
  • Die fachliche Änderungshistorie zu Eigentum, Mandantenzuordnung und Finanzdaten eines Fahrzeugs bleibt für dessen gesamte Lebensdauer erhalten, damit frühere Verhältnisse nachvollziehbar bleiben; sie enthält nach einer Kontolöschung keine unmittelbar identifizierenden Personendaten mehr.
  • Kontodaten bleiben bestehen, bis das Konto gelöscht oder anonymisiert wird.

Empfänger und Datenstandort

[Hosting-Anbieter und weitere Auftragsbearbeiter (z. B. für den E-Mail-Versand) sowie der genaue Speicherort werden hier ergänzt, sobald der Betrieb eingerichtet ist. Es gilt der Grundsatz, dass Daten in der Schweiz oder im EU/EWR-Raum gespeichert werden und mit Auftragsbearbeitern ein entsprechender Vertrag besteht.]

Ihre Rechte

  • Auskunft und Export: Unter Meine Daten können Sie jederzeit einsehen, welche Personendaten zu Ihnen gespeichert sind, und diese als Datei herunterladen.
  • Berichtigung: Ihre Kontaktangaben können Sie selbst unter Profil korrigieren; für andere Angaben wenden Sie sich an eine Administratorin oder einen Administrator Ihres Mandanten.
  • Löschung oder Anonymisierung: Sie können die Löschung oder Anonymisierung Ihres Kontos verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Aktive Fahrzeuge werden zuvor übertragen oder archiviert.

Für Anfragen zu diesen Rechten wenden Sie sich an [Kontaktadresse für Datenschutzanliegen].

Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung wird bei wesentlichen Änderungen der Datenbearbeitung angepasst.